Een Application Programming Interface – of kortweg API – is een toegangspoort om verschillende softwarepakketten met elkaar te laten communiceren. Een simpel voorbeeld hiervan is een koppeling tussen je boekhoudprogramma en een webshop waardoor je orders vanop de website automatisch kan factureren en betalingen van deze orders automatisch kan boeken.

We geven je een praktijkvoorbeeld: je verkoopt producten op je splinternieuwe webshop en verwacht op termijn best wel wat verkoop. Zonder API-koppeling ga je best wat manueel werk tegemoet: nakijken of er een nieuw order is, de status van de bestelling bijhouden, een verzendlabel aanmaken, na betaling een factuur aanmaken en invoeren in je boekhoudpakket, … Best veel werk, terwijl er maar 24 uur in je dag zitten en er nog andere zaken zijn die je aandacht nodig hebben.

API to the rescue!

Je merkt op dat die handelingen voor elke aankoop praktisch dezelfde zijn: waarom dan niet automatiseren? Enter: de API!

Heeft je boekhoudpakket een API (dit kan je gewoon navragen bij je implementatie-partner of bij je web builder)? Lucky you, dan kan je alle bovengenoemde stappen automatiseren. Bij elke verkoop zal er zo een signaal verstuurd worden vanuit je webshop naar je boekhoudpakket. In dat signaal worden alle details van de verkoop meegegeven: info van de klant (naam, adres, …) en wat hij precies heeft aangekocht. Nu je die essentiële data in je boekhoudpakket hebt, wordt het makkelijk om repetitieve stappen in je commercieel proces te automatiseren, zoals het aanmaken en versturen van een factuur.

Automatisatie on steroids
Wanneer wordt het nu echt interessant? Wel, wanneer je meerdere API’s gaat automatiseren! Neem opnieuw het voorbeeld van hierboven, want je kan er een volledig automatisch proces aan vasthangen. Dat gaat een beetje als volgt:

• Je kan je ERP-pakket (dat is de software waarin je o.a. al je producten en processen beheert, als het ware de ‘backbone’ van je onderneming) via een API verbinden met je webshop.
• Een aankoop in de webshop genereert automatisch een order in je ERP- of boekhoudpakket.
• Wanneer een order wijzigt kan je de koper automatisch updates via mail versturen (voorraad, levertermijn, verzending, enzovoort) via bijvoorbeeld de MailChimp API.
• Na de betaling kan je automatisch een verzendlabel aanmaken via bijvoorbeeld de Bpost API.

Een API maakt met andere woorden de communicatie tussen verschillende stukken software mogelijk, maar daarbinnen heb je dus eindeloos veel mogelijkheden om hele processen te automatiseren in plaats van één enkele stap.

De grote voordelen
Je begrijpt ongetwijfeld hoeveel tijd je kan winnen met het gebruik van de juiste API’s. Naast het vermijden van manueel en repetitief werk zorg je -als je gebruik maakt van een ERP- of boekhoudpakket- ook voor één centrale plek waar alle informatie aanwezig is: een klant met al zijn aankopen, facturen, … Dit vergemakkelijkt niet alleen je werk, maar geeft je ook meer tijd om met andere, belangrijke dingen bezig te zijn. Terwijl andere bedrijven sukkelen met het verzamelen, combineren en analyseren van commerciële gegevens uit verschillende aparte systemen, kan jij tijd maken voor andere, productieve projecten. Hallo, concurrentieel voordeel!

Kortom
Het voorbeeldje dat we je gaven, is maar een begin. Zoals je intussen gemerkt hebt, zijn de mogelijkheden eindeloos. De enige voorwaarde is dat het pakket waarmee je wil koppelen, ook een API-verbinding ter beschikking stelt, aangezien dit de “magische poort” naar de automatisatie is. Zonder API is geautomatiseerde communicatie onmogelijk.

Ben je zelf ook op zoek naar manieren om manueel en repetitief werk verleden tijd te maken? Contacteer ons dan vrijblijvend om de mogelijkheden te bekijken.